Votre boîte de réception déborde et vous croulez sous les messages? Il est grand temps de mettre de l’ordre dans tout ce fouillis! Bonne nouvelle : avec un peu de volonté et de discipline, vous serez vite en mesure de reprendre le dessus sur votre courrier électronique. Vous n’avez qu’à suivre nos 3 conseils futés pour apprendre comment gérer vos courriels comme un pro. Bonne lecture!

 

1 Faites régulièrement le ménage de vos courriels

Vous rêvez d’une boîte de réception épurée, où seuls quelques messages non lus demeurent? Pour faire de cette vision une réalité, commencez donc par prendre l’habitude de supprimer ou d’archiver au fur et à mesure les courriels auxquels vous avez déjà répondu. N’attendez surtout pas quelques jours, quelques semaines ou (pire!) quelques mois pour faire votre ménage, car vous serez rapidement « dedans jusqu’au cou »! Vous avez justement tendance à tout remettre à plus tard? Découvrez nos astuces pour cesser de procrastiner.

Autre conseil : réduisez autant que possible le nombre de courriels que vous pouvez recevoir. En d’autres mots, si vous recevez des infolettres qui ne sont plus d’aucun intérêt pour vous, désabonnez-vous. Et si vous recevez des pourriels récurrents, bloquez-les sur-le-champ. Après tout, il est inutile de collectionner les messages que vous ne lisez pas et que vous supprimez peu de temps après leur réception!

 

2 Consultez vos courriels à des heures fixes

Si vous avez la manie de consulter votre boîte de réception toutes les 10 secondes pour voir si vous avez reçu de nouveaux messages « urgents », il vous faut tout de suite y mettre un frein! En effet, en plus d’être contreproductive, cette pratique s’avère très distrayante et vous empêche de demeurer concentré sur la tâche sur laquelle vous travaillez…

Établissez plutôt une routine quotidienne de consultation de courriels. Pour ce faire, déterminez 4 périodes de la journée pendant lesquelles vous consulterez votre courrier électronique (en arrivant au travail, vers 10 h, en début d’après-midi et vers 16 h, par exemple). Pensez également à désactiver les notifications pour ne pas être inutilement tenté d’aller jeter un œil à votre boîte de réception avant le temps — qui ne se sent pas tourmenté par le petit chiffre rouge de message non lu qui apparaît au-dessus de son icône « mail »?… Croyez-moi, votre santé mentale en dépend! 😉

 

3 Hiérarchisez vos messages

Rappelez-vous que chaque message que vous recevez n’a pas nécessairement la même importance; une demande de votre supérieur ne doit pas être traitée de la même manière qu’un message d’une liste de diffusion, par exemple!

Ainsi, pour vous aider à prioriser vos courriels, mettez en place des filtres et des règles de triage automatique (tri personnalisé). Ces fonctions ultra pratiques vous permettront de classer en un tour de main vos messages dans les dossiers correspondants (que vous aurez créés au préalable). Vous gagnerez un temps fou et ne perdrez jamais de vue vos priorités. En outre, n’hésitez pas à faire bon usage des drapeaux ou des étoiles qui vous permettent de « marquer » un message que vous jugez prioritaire. En le mettant en évidence de cette façon, vous risquez moins de l’oublier!

 

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